Miljoonat yritykset ympäri maailmaa ovat aloittaneet digiloikan ja samalla digitaalisia palveluja tarjoavien yritysten määrä kasvaa jatkuvasti. Koska digitaaliset projektit ovat usein hyvin monimutkaisia, tarvitaan erilaisia projektinhallintajärjestelmiä. Kuitenkin toisin kuin voisi olettaa, yhä useammat digitaaliset yritykset käyttävät projektinhallintakaavioissaan perinteisiä analogisia työkaluja digitaalisten työkalujen sijasta.

Tässä artikkelissa käydään läpi esimerkein, kuinka Vincit, suomalainen ohjelmistojen suunnittelu-, kehitys- ja digitaalialustayritys, on hyödyntänyt fyysisiä valkotauluja ja staattisia viestilappuja markkinointiosastonsa projektijohtamisessa.  

Erivärisiä staattisia viestilappuja käytetään erilaisten työtehtävien merkkaamiseen:

– Vihreä: videot

– Pinkki: visuaalinen suunnittelu

– Sininen: teksti

– Keltainen: online 

– Oranssi: muut tehtävät

Erikokoisilla staattisilla viestilapuilla merkataan työn kestoa:

– Pienin lappu: työn kesto korkeintaan 1 päivä

– Keskikokoinen lappu: 1-7 päivää

– Suuri lappu: yli 7 päivää

Artikkelin mukaan projektipäällikkö ehdotti Trellosta luopumista Trellosta (koska kyseistä digitaalista työkalua ei päivitetty säännöllisesti) ja päätti kokeilla sen sijaan fyysisiä valkotauluja, koska koko tiimi työskentelee pääosin samassa tilassa.

Viestilappujen käytön lisäksi jokaisella oli käytössään kaksi valitsemallaan kuvalla varustettua magneettia, joilla rajoitettaisiin keskeneräisten töiden määrää. Täten työn alla voi olla korkeintaan kaksi tehtävää kerrallaan. Lisäksi he sopivat noudattavansa FIFO (first in, first out) -periaatetta eli tehtävät suoritetaan siinä järjestyksessä, jossa ne tulivat sisään, ottaen huomioon aikarajat ja prioriteetit.

Taulun muokkaaminen tiimin kanssa on mukavaa ja viestilappujen siirtäminen käsin on tyydyttävämpää kuin pikseleiden raahaaminen hiirellä. Lyhyiden aamupalaverien aikana on myös luonnollisempaa seistä taulun edessä.

Valkotaulun räätälöinti on myös nopeaa ja helppoa, kun uusia tarpeita tulee. Tauluun on lisäsitty esimerkiksi oma osion tulipaloja varten. Nopeaa reagointia vaativissa asioissa tehtäväkortti tuodaan suoraan On Fire -osioon ja sinne siirretään tarvittavien henkilöiden magneetit kertomaan, ketkä osallistuvat sammutustehtäviin.

Mitkä Innox-tuottet sopivat parhaiten projektinhallintaan?

Suosittelemme itse käyttämään 10×7 cm -kokoisia viestilappuja kestoltaan lyhyisiin tehtäviin, 10×10 cm -kokoa keskipitkiin tehtäviin ja 20×10 cm -kokoa pitkiin tehtäviin. Moniväripaketit ovat erinomaisia tähän tarkoitukseen, sillä voit merkata erilaisia työtehtäviä eri väreillä. Mikäli sinulla ei ole mahdollisuutta käyttää fyysistä valkotaulua (esim. kotona), niin voit käyttää siihen sähköstaattista Innox A1-valkotaulua.  

Tämänkaltaisia projekteja varten verkkokaupassamme on Projektipaketti XXL, joka sisältää 20 kpl Innox Whiteboard A1 -valkotauluja sekä 10×7 cm 5-pack, 10×10 cm 5-pack sekä 20×10 cm 5-pack -moniväripakkaukset kätevästi samassa paketissa.